Organiser son agenda

Prenez papier et crayon

Les contraintes avant les créneaux.

Votre semaine ne commence pas par vos séances, mais par ce qui ne se déplace pas. Un rendez-vous pris sur un moment où vous devriez être ailleurs ne fera pas une bonne séance, ni pour votre client ni pour vous. Autant poser les contraintes d'abord, et installer les séances dans ce qui reste.

Prenez une feuille et dessinez un tableau : sept colonnes, une par jour de la semaine, et quatre lignes, matin, midi, après-midi, soir. Vous venez de dessiner les contours de votre semaine type. Elle sera votre support jusqu'à la fin du guide.

Notez-y vos règles personnelles, celles qui ne bougent pas :

• Dimanche non travaillé.
• Mercredi après-midi avec vos enfants.
• Cours de danse le lundi à 18h.

Pour chacune, posez-vous la question : est-ce que je la décalerais si un client me le demandait ? Si oui, ce n'est pas une contrainte mais une préférence. Notez-la de côté : elle a sa place au chapitre suivant, quand vous choisirez vos jours de consultation.

Choisissez vos jours de consultation

Journées denses ou rythme étalé ?

Le rythme

Douze séances par semaine peuvent tenir sur deux journées d'affilée, ou s'étaler sur trois demi-journées. Le nombre de séances est le même, mais la semaine n'a rien à voir.

Aucune des deux n'est plus professionnelle ni plus saine que l'autre. Certaines thérapeutes sont plus présentes en enchaînant les séances sur une ou deux journées denses, avec une vraie coupure ailleurs dans la semaine. D'autres s'épuisent dans ce format et tiennent mieux avec moins de clients par jour, répartis sur davantage de jours.

Si vous ne savez pas encore laquelle vous êtes, c'est normal, cela se découvre en exerçant. L'indicateur à surveiller dès vos premières semaines est votre niveau d'énergie en fin de journée :

• Vous récupérez vite entre deux clients et le rythme vous porte ? Les journées denses vous conviennent.
• Votre attention baisse après plusieurs séances consécutives ? Moins de clients par jour, sur davantage de jours, tiendra mieux dans la durée.

« Aucune des deux n'est plus professionnelle ni plus saine que l'autre. »

En attendant d'avoir observé, choisissez le format vers lequel vous penchez. Vous l'ajusterez dans quelques mois si besoin.

Le nombre de créneaux

Reste à décider combien de créneaux vous ouvrez pour atteindre votre objectif de séances. Quand on lance son activité, on a envie d'ouvrir large, en se disant que plus il y a de possibilités, plus il y aura de rendez-vous. C'est en général faux, mais surtout le problème n'est pas là. Une trentaine de créneaux ouverts par semaine alors que vous avez en moyenne trois clients, c'est neuf créneaux sur dix passés à attendre, consciemment ou non.

Ouvrez peu, remplissez, puis ouvrez davantage. Huit créneaux par semaine quand vous démarrez sans clientèle, c'est déjà bien : vous en ouvrirez d'autres dès que ceux-là seront pris.

Entourez sur votre feuille les journées et demi-journées où vous recevrez, et notez dans chacune le nombre de séances que vous y ouvrez. Les horaires exacts viennent au chapitre suivant.

Fixez vos horaires d'ouverture

Quels horaires, avec quel temps entre deux séances ?

Le temps entre deux séances

Une journée de six séances avec quinze minutes de battement entre chacune, c'est 1h15 de temps non facturé, soit environ une séance. Ce n'est pas forcément un problème, surtout quand votre agenda n'est pas encore plein. Mais c'est un choix, et il vaut mieux le faire en sachant ce qu'il coûte.

Au démarrage, on préfère souvent garder ce temps : on ne maîtrise pas encore son timing, on veut pouvoir aérer, remettre le cabinet en ordre, prendre quelques notes, boire un verre d'eau. Plus vous serez à l'aise dans votre métier et dans votre espace, moins vous en aurez besoin. Vous le réduirez plus tard, ou pas, si c'est comme ça que vous travaillez le mieux.

En option intermédiaire, il y a quinze minutes toutes les deux séances : de quoi absorber un retard et passer aux toilettes, sans payer le prix plein.

Les heures de début et de fin

Reste à définir vos heures exactes. Vous aviez prévu de passer vos mardis matin et midi au cabinet : est-ce de 9h à 13h ? De 10h à 14h ? Ou de 9h30 à 14h15, avec une pause pour vous de 11h30 à 12h15 parce que vous avez besoin de manger avant 12h ?

« Un rendez-vous à 12h15 plutôt qu'à 12h laisse à vos clients le temps de quitter leur travail et d'arriver. »

Prenez en compte que la plupart de vos clients ne peuvent venir qu'en dehors de leurs horaires de bureau : en fin de journée, sur la pause déjeuner ou le samedi. Il ne s'agit pas d'ouvrir uniquement ces créneaux ou tous ces créneaux, mais de faire un arbitrage entre remplir vite et vivre la semaine qui vous convient.

Sur ces plages-là, les minutes comptent. Un rendez-vous à 12h15 plutôt qu'à 12h laisse à vos clients le temps de quitter leur travail et d'arriver. Votre propre pause déjeuner, elle, peut se déplacer après 14h30, quitte à prévoir un en-cas à 12h.

Notez sur votre feuille l'heure de début et l'heure de fin de chaque plage d'ouverture, battements compris, avec au moins trente minutes de pause déjeuner si vous faites des journées entières.

La mise en place et les trajets

Vérifiez enfin que la journée tient debout. Ajoutez en début et en fin de chaque journée ou demi-journée au cabinet votre mise en place, votre rangement, et votre trajet aller et retour.

Donnez-lui une vraie place

Le temps que personne ne compte.

Autour de chacune gravite un ensemble de tâches qui prennent du temps réel. Elles sont essentielles à votre activité et finissent pourtant souvent le dimanche soir, faute d'avoir eu une place ailleurs. Les durées qui suivent sont des estimations pour une douzaine de séances par semaine, à ajuster à votre pratique.

L'administratif

La prise de rendez-vous

Sans réservation en ligne, chaque rendez-vous demande des échanges (SMS, appels, mails, messages privés sur les réseaux) et plusieurs allers-retours pour trouver un créneau qui convienne aux deux. Avec la réservation en ligne, il faut maintenir à jour ses disponibilités et répondre aux quelques demandes directes restantes.

La facturation

Selon votre pratique, les demandes vont de rares à systématiques. Comptez large si vos clients se font rembourser par leur mutuelle : ce sont eux qui en demandent le plus.

La comptabilité

Tenir votre livre de recettes, suivre vos paiements et vos dépenses, préparer vos déclarations. Une minute par séance quand vous la notez à chaud, bien davantage sinon.

Comptez deux heures par semaine, une heure si vous avez la réservation en ligne.

Le travail sur vos séances

• La préparation des séances.
• Les comptes-rendus. C'est la part la plus variable d'une pratique à l'autre, de quelques minutes à bien davantage. Estimez la vôtre en fonction du nombre de séances que vous prévoyez dans la semaine.

Une heure par semaine au minimum, ou votre propre estimation si elle est plus haute.

L'approfondissement de votre pratique

Une cliente est venue avec une pathologie que vous connaissez mal, alors vous creusez en rentrant. Vous replongez dans vos cours pour revoir un protocole, vous cherchez un point de physiologie, vous lisez un livre sur l'oncologie intégrative. C'est un temps qu'on passe sans le compter, et qui varie beaucoup d'une semaine à l'autre.

Une heure par semaine par défaut, davantage si vous en avez envie.

Le développement commercial

Ce que vous y consacrez dépend de vos objectifs et de vos envies. Au démarrage, ce n'est jamais zéro.

Une heure par semaine minimum, à passer comme vous le décidez : déposer vos cartes de visite, vous présenter dans les cabinets médicaux voisins, écrire un post, mettre à jour votre profil Google.

Au total

Cinq heures par semaine en dehors de vos séances que vous devez prévoir dans votre semaine type, quatre avec la réservation en ligne. Ces heures se réservent dans votre semaine type au même titre qu'une séance.

Avant de choisir où les mettre, demandez-vous à quel moment vous êtes le plus efficace pour chacune. Vos comptes-rendus sont-ils meilleurs à chaud en fin de journée, ou à froid le lendemain ? Êtes-vous plus agile avec les chiffres et votre comptabilité en début de journée et en début de semaine ?

Placez ces quatre plages sur votre feuille. Il faudra peut-être décaler une demi-journée de consultation pour qu'elles tiennent, et c'est précisément ce que l'exercice sert à vous montrer.

« Ces heures se réservent dans votre semaine type au même titre qu'une séance. »

Testez votre théorie

De la semaine type à l'agenda réel.

Votre semaine type est dessinée. Elle n'a de valeur que si elle sort de votre feuille, et si elle évolue avec votre activité.

L'ouverture de vos créneaux

Si vous proposez la réservation en ligne, reportez-y ce que vous venez de construire : jours, heures de début et de fin, temps entre deux séances.

Si vos clients prennent rendez-vous en échangeant directement avec vous, affichez votre feuille sur votre bureau ou saisissez-la dans votre agenda, pour l'avoir sous les yeux au moment de proposer un créneau.

Reste à décider jusqu'à quelle date vos clients peuvent réserver. Trois à quatre semaines est un minimum : en dessous, vos clients auront du mal à trouver une disponibilité qui leur convient. Deux à trois mois est plus confortable pour vos clients réguliers, mais n'ouvrez pas si loin tant que votre structure n'est pas éprouvée, sinon chaque changement de jour ou d'horaire vous obligera à déplacer des rendez-vous déjà pris. Commencez court, allongez ensuite.

Ouvrez une semaine de plus chaque semaine, ou un mois d'un coup en fin de mois si votre horizon est long.

Les signaux d'ajustement

On tombe rarement juste du premier coup, et la structure du démarrage n'est pas définitive. Laissez-lui quand même deux mois : un agenda a besoin de temps pour que suffisamment de clients le voient et comprennent quand vous êtes là.

Passé ce délai, plusieurs signaux indiquent qu'il est temps de revoir votre semaine type :

Votre agenda est complet, ou à 80 %, plusieurs semaines à l'avance

Ouvrez de nouveaux créneaux. Si la situation se reproduit aussitôt, la question n'est peut-être plus votre agenda mais votre tarif.

Certaines plages sont structurellement vides

Essayez-les un autre jour, ou fermez-les : vous remplirez un peu mieux celles qui restent, et vous paierez moins de location.

Vous ressentez une fatigue les mêmes jours

La structure de ces journées ne correspond pas à votre fonctionnement. Trop de séances ? Pas assez de temps entre deux clients ? Pause de midi trop courte ? Une journée à répartir sur deux ?

Vous reportez toujours les mêmes tâches administratives

Le temps que vous leur aviez donné est trop court, ou mal placé. Essayez quinze minutes en fin de chaque journée plutôt qu'une heure le lundi matin.

Vos contraintes personnelles ont changé, ou juste vos envies

Une fois par trimestre, reprenez votre feuille et demandez-vous si elle est toujours la bonne.

Les semaines exceptionnelles

Une partie s'anticipe : congés, formations, jours fériés que vous décidez de prendre. Bloquez ces créneaux le plus tôt possible et prévenez vos clients réguliers.

Pour le reste, la maladie et les urgences, prévenez dès que vous savez, et dites dans le même message comment reprendre rendez-vous. C'est la première chose que vos clients cherchent.

Ces semaines exceptionnelles auront aussi un impact sur le temps en dehors de vos séances : une communication à préparer pour annoncer vos congés, des coups de fil à passer pour déplacer des rendez-vous, du temps pour reprendre vos notes après votre formation. Plus votre semaine type sera rodée, plus il sera facile d'identifier où ajouter ces temps.

Tenez le cadre que vous posez

Erreurs fréquentes.

Copier le rythme d'une collègue

Ce qui fonctionne pour une thérapeute ne fonctionne pas nécessairement pour une autre, même avec une pratique, une localisation et des tarifs similaires. Construisez votre semaine type, testez et ajustez.

Changer tout le temps sa semaine type

Ouvrir le samedi pendant deux semaines, puis arrêter parce que ça ne marche pas. Proposer un créneau à 8h le jeudi matin pendant un mois, puis arrêter parce qu'il n'est pas systématiquement rempli. À ce rythme, aucune structure n'a le temps de faire ses preuves, et vous ne saurez jamais vraiment laquelle marchait. Testez pendant au moins deux mois avant de faire des ajustements.

Faire toujours passer le temps administratif à la trappe

À chaque fois qu'on a besoin d'une heure, à titre personnel ou professionnel, la tentation est grande de la prendre sur le temps prévu pour l'administratif, ce temps qu'on aime peu et qu'on trouve peu utile. Il finit par se déplacer sur vos soirées et vos week-ends. Il s'accumule jusqu'à devenir une charge pénible à rattraper. Soyez rigoureuse sur votre administratif, vous gagnerez en temps et en légèreté.

Ne pas tenir compte des demandes des clients

Trois clients vous ont demandé le jeudi soir, vous avez répondu trois fois que vous ne travailliez pas le soir. Si c'est possible pour vous, testez. Ouvrez un créneau supplémentaire de 19h à 20h pendant deux mois et regardez s'il se remplit et comment vous le vivez.

Trop tenir compte des demandes des clients

À l'inverse, céder à toutes les demandes d'exceptions des clients ne mène en général qu'à l'épuisement. Il s'agit de trouver l'équilibre et de ne pas vous laisser envahir. C'est à vous de tenir le cadre, et le temps fait partie du cadre thérapeutique.

Mettez en pratique

Avec Patoumatic.

Ce guide vous fait dessiner votre semaine type. Voici comment elle prend vie dans Patoumatic :

• vos journées et demi-journées de consultation, ouvertes en un clic, lieu par lieu,
• vos horaires exacts, avec vos pauses,
• votre temps entre deux séances, réglé soin par soin (quinze minutes après un massage, rien après une consultation par exemple),
• vos absences, congés, formation, prises en compte en quelques secondes.

Chaque changement est visible immédiatement par vos clients. Et le temps dédié à votre administratif passe de deux heures à une heure par semaine.

Vous pouvez démarrer avec quelques créneaux par semaine, et en ajouter d'autres au fur et à mesure qu'ils se remplissent.

Vous ne paramétrez pas seule, je prends 45 minutes en visio avec chaque thérapeute qui démarre.

Raphaële Rodellar, réflexologue et co-créatrice de Patoumatic

Rendez-vous sur patoumatic.fr pour 30 jours d'essai gratuit, sans engagement, sans carte bleue.

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