Ce que voient les clients
Avant de paramétrer votre réservation en ligne, faisons le chemin dans l'autre sens : voici ce que vit un client, du lien vers votre page de réservation jusqu'à son email de confirmation. Vous verrez ainsi à quoi sert chaque réglage des tutos suivants.
Le parcours, étape par étape :
- Il ouvre votre page de réservation. Elle a une adresse à vous du type : patoumatic.fr/prénom-nom. Vos clients n'ont besoin de rien d'autre pour y accéder ou pour réserver : ni compte à créer, ni mot de passe. En haut de la page, il retrouve votre nom, votre titre et votre introduction.
- Il choisit un lieu. Si vous n'exercez que dans un seul lieu, cette étape n'apparaît pas et il passe directement à la suivante.
- Il choisit un soin. Là encore, si un seul soin est réservable dans ce lieu, l'étape n'apparaît pas. Juste en dessous, il lit les précisions que vous avez écrites pour ce soin.
- Il choisit un créneau dans le calendrier. Le bouton "Première dispo." l'emmène directement à votre prochaine disponibilité, ce qui lui évite de cliquer de semaine en semaine quand votre agenda est plein.
- Il saisit ses coordonnées dans la fenêtre "Rendez-vous", qui lui rappelle le soin, la date et le lieu qu'il vient de choisir. S'il a déjà pris rendez-vous depuis votre page, son email suffit. Si c'est la première fois, il saisit son email, son nom, son prénom et son téléphone. Dans les deux cas, il peut vous laisser un commentaire.
- Il valide avec "Prendre rendez-vous" et voit son rendez-vous confirmé à l'écran. L'email de confirmation part dans la foulée.
L'email de confirmation porte votre nom, et une réponse à cet email arrive dans votre boîte. Il contient, dans l'ordre :
- Un objet clair : "RDV", la date, le soin et le lieu. De quoi le retrouver dans sa boîte des semaines plus tard.
- Le récapitulatif : le soin, la date et l'heure, l'adresse du lieu, et vos modes de paiement si la séance n'est pas offerte.
- Votre texte, celui que vous écrivez pour ce lieu, suivi de votre signature.
- Une pièce jointe qui ajoute la séance à l'agenda de votre client en un clic, avec ses propres rappels et l'adresse du lieu.
Cet email ne part pas qu'à la réservation en ligne. Il part à chaque fois qu'une séance à venir est posée ou déplacée dans votre agenda :
- quand un client réserve depuis votre page,
- quand vous créez vous-même une séance, par exemple après un coup de fil,
- quand vous déplacez une séance déjà réservée. Votre client reçoit alors la nouvelle date et sa pièce jointe corrigée, vous n'avez pas à le lui écrire.
Un client sans email dans sa fiche ne reçoit rien, et vous non plus : c'est la raison pour laquelle il vaut mieux compléter l'email d'un client dès que vous l'avez.
Deux choses qu'il est important de savoir :
- Votre page n'affiche que des créneaux réellement disponibles. Un créneau apparaît si vous l'avez ouvert dans votre agenda, si la durée du soin y tient, et si personne d'autre ne l'a pris entre-temps. Vous ne risquez donc pas une double réservation.
- Un client ne peut ni annuler ni déplacer son rendez-vous lui-même. Il doit vous appeler ou vous écrire. Ce n'est pas une fonctionnalité manquante, c'est une conviction que nous portons pour une relation thérapeutique équilibrée : le thérapeute s'engage à être disponible, et le client s'engage à venir.
De votre côté, la séance apparaît immédiatement dans toutes les vues de Patoumatic, et vous recevez une copie de l'email de confirmation. Si c'est un nouveau client, la fiche client se crée automatiquement.